Sistema di gestione magazzino integrato: dalla fattura al report fiscale, tutto automatizzato

Abbiamo completato e messo in produzione il nostro sistema interno di gestione magazzino, progettato per automatizzare l'intero ciclo operativo: dall'acquisizione delle fatture fornitori alla generazione dei report per il commercialista.

Il problema da risolvere

Un e-commerce di orologi vintage genera un flusso continuo di documenti eterogenei: fatture italiane in formato XML FatturaPA, fatture estere in PDF — spesso in tedesco, inglese o russo — con valute diverse, tassi di cambio variabili, fornitori con P.IVA non sempre standardizzata. Gestire tutto questo manualmente, con precisione contabile, non è scalabile.

La soluzione costruita internamente

Il sistema è basato su Google Apps Script, Google Sheets, Gemini AI e WooCommerce, integrati in un flusso unico senza infrastrutture esterne.

Ogni fattura depositata su Google Drive viene rilevata automaticamente. Le fatture XML FatturaPA vengono analizzate sintatticamente: il sistema estrae fornitore, righe prodotto, imponibile, IVA e totale. Le fatture in PDF vengono trasmesse a Gemini AI, che analizza il documento visivamente e restituisce i dati strutturati anche da documenti in lingua straniera o con layout non standard.

I dati confluiscono in un database strutturato su Google Sheets: fornitori, categorie, prodotti, movimenti di entrata e uscita, inventari fisici, storico prezzi. La giacenza è sempre calcolata dinamicamente dalla somma di tutti i movimenti registrati: non esiste un numero da aggiornare manualmente, esiste solo la storia dei movimenti.

Le vendite dal sito aggiornano il magazzino in tempo reale tramite webhook WooCommerce. Il dato tra e-commerce e gestionale è sempre allineato.

Il report per il commercialista

Con un singolo comando, il sistema genera un Google Doc professionale con intestazione aziendale, giacenze per categoria, valori al costo medio ponderato di acquisto e nota legale. Il documento viene condiviso automaticamente con link pubblico e archiviato su Drive.

Risultato

La parte operativa più ripetitiva — registrazione fatture, aggiornamento movimenti, calcolo giacenze, produzione report — è oggi completamente automatizzata. L'intervento umano rimane dove ha senso: la valutazione dei pezzi, la gestione delle eccezioni, le decisioni commerciali.